PRIVACYREGLEMENT STICHTING VOLKSUNIVERSITEIT VLAARDINGEN

Privacyreglement van de Stichting Volksuniversiteit Vlaardingen ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming, vastgesteld in de bestuursvergadering van 14 mei 2018.

Artikel 1: Begrippen
In deze regeling wordt verstaan onder:
a. de stichting: de Stichting Volksuniversiteit Vlaardingen
b. het bestuur: bestuur van de Stichting Volksuniversiteit Vlaardingen
c. het bestand: de verzameling van persoonsgegevens die betrekking heeft op de categorieŽn personen die genoemd zijn in artikel 3 van deze regeling;
d. het persoonsdossier: het geheel van (schriftelijk) vastgelegde informatie met betrekking tot een persoon die deel uitmaakt van een van de categorieŽn genoemd in artikel 3 van deze regeling. De dossiers kunnen bestaan zowel uit een fysiek als een elektronisch gedeelte;
e. de betrokkene: degene van wie persoonsgegevens in het bestand zijn opgenomen;
f. het persoonsgegeven: gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;
g. de derde: eenieder die niet behoort tot de organisatie van de Stichting Volksuniversiteit Vlaardingen, met uitzondering van de betrokkene;
h. de docent: docent, verbonden aan de Stichting Volksuniversiteit Vlaardingen.

Artikel 2: Doelstelling van het bestand
Het bestand beoogt al die gegevens, die noodzakelijk zijn om cursisten in te schrijven voor een cursus aan de stichting, te verzamelen en beschikbaar te maken voor gebruik door het bestuur en met inachtneming van het bepaalde in artikel 7, lid 4 door de docent. Het bestand dient mede om cursisten te informeren over hun cursus/lessen en de overige cursusactiviteiten van de stichting.

Artikel 3: CategorieŽn personen, opgenomen in het bestand
Het bestand bevat uitsluitend gegevens over cursisten, oud-cursisten, docenten en personen/bedrijven die hebben aangegeven dat zij geïnteresseerd zijn in het cursusaanbod van de stichting.

Artikel 4: Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen
1. Het bestand omvat voor de personen genoemd in artikel 3 de gegevens, zoals vermeld in bijlage I, behorende bij dit reglement.
2. De persoonsgegevens worden verkregen door verstrekking door de betrokkene (of na machtiging door betrokkene) bij inschrijving op een cursus, lezing of andere activiteit van de stichting.
3. De in het eerste lid bedoelde bijlage vormt onderdeel van dit reglement.

Artikel 5: Verantwoordelijkheid
1. Het bestuur is verantwoordelijk voor het beheer, de ontwikkeling en de toepassing van het bestand, e.e.a. overeenkomstig het in deze regeling bepaalde.
2. Het bestuur ziet toe op de naleving van de uitvoeringsregels.
3. Het bestuur draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van het bestand, tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

Artikel 6: Functioneren van het bestand
1. Het bestand wordt uitsluitend in opdracht van het bestuur en de door het bestuur aangewezen administratief medewerkers gebruikt.
2. De in het bestand opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de in artikel 2 van deze regeling omschreven doelstelling.

Artikel 7: Toegang tot het bestand
1. Toegang tot het bestand hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden:
- de leden van het bestuur;
- de administratief medewerkers;
- de systeembeheerder.
2. Toegang tot het bestand kan uitsluitend worden verkregen door middel van de persoonlijk toegekende toegangscodes aan de in dit artikel onder 1. genoemde personen.
3. Aan deze toegangscodes zijn specifieke rechten gekoppeld inzake het verwerken, wijzigen, verwijderen, raadplegen/inzien van de opgeslagen gegevens.
4. De docent krijgt functioneel toegang tot de hier genoemde persoonsgegevens van de deelnemers aan de door hem/haar gegeven lesactiviteit, te weten naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres, om hen te kunnen informeren over zaken betreffende de onderhavige lesactiviteit.

Artikel 8: Verstrekking van gegevens aan derden
1. Uit het bestand worden geen gegevens aan derden verstrekt, tenzij:
- dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;
- dit geschiedt met toestemming van de betrokkene;
- instanties met een publiekrechtelijke taak daarom verzoeken.
2. De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is.

Artikel 9: Bewaring van de gegevens.
Aan de persoonsgegevens zijn financiŽle inschrijvingsgegevens gekoppeld. De stichting dient financiŽle gegevens ingevolge wettelijke belastingbepalingen gedurende een periode van 7 jaar te bewaren.

Artikel 10: Recht op inzage, correctie en afschrift.
1. De betrokkene of zijn gemachtigde kan zich tot de stichting wenden met het verzoek om inzage in de geregistreerde gegevens.
2. De stichting geeft binnen 4 weken na indiening van het verzoek inzage.
3. De betrokkene of zijn gemachtigde krijgt inzage in het bestand voor zover het de gegevens betreft die op de betrokkene betrekking hebben. Desgewenst wordt hem een afschrift van de door hem gevraagde gegevens ter beschikking gesteld.
4. Inzage wordt slechts verleend en afschriften worden slechts verstrekt na een aan het bestuur gericht verzoek.
5. De stichting eist dat de identiteit van de verzoeker en/ of van een eventuele gemachtigde door de administratief medewerkers van de stichting onomstotelijk kan worden vastgesteld.
6. Een afwijzende beslissing wordt met redenen omkleed.

Artikel 11: Correctierecht
1. De betrokkene (of zijn gemachtigde, wanneer deze een nadrukkelijk verzoek van de betrokkene kan tonen) heeft het recht om correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming te vragen van de gegevens die over de betrokkene zijn opgenomen in het bestand, indien hij/zij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van het bestand niet ter zake doen, dan wel in strijd met deze regeling zijn opgenomen.
2. Een verzoek tot correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens wordt schriftelijk ingediend bij het bestuur.
Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
3. De beslissing van het bestuur op het verzoek wordt verzoeker binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek medegedeeld.
4. De stichting draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
5. Een afwijzende beslissing is met redenen omkleed.

Artikel 12: Beroep
1. Indien de stichting weigert aan een verzoek om inzicht, inzage, afschrift, afscherming of correctie te voldoen, kan de verzoeker op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zich wenden tot de Arrondissementsrechtbank te Rotterdam met het schriftelijk verzoek de stichting te bevelen alsnog aan dat verzoek te voldoen.
2. Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen 6 weken nadat de afwijzende beslissing van de stichting is ontvangen. Indien de stichting niet binnen de in artikelen 10 en 11 gestelde termijnen heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen 6 weken na die termijnen.
3. De verzoeker kan zich ook binnen de in het tweede lid gestelde termijn tot de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de stichting. In dat geval kan het verzoekschrift als bedoeld in het eerste lid, nog worden ingediend nadat de verzoeker van de Autoriteit Persoonsgegevens het bericht heeft ontvangen dat zij de behandeling van de zaak heeft gestaakt, doch uiterlijk tot twee maanden na dat tijdstip.

Het bestuur van de Stichting Volksuniversiteit Vlaardingen



Bijlage I, behorende bij het Privacyreglement van de Stichting Volksuniversiteit Vlaardingen, vastgesteld op 14 mei 2018.


Het bestand omvat over de in artikel 3 bedoelde personen de volgende gegevens:
ē achternaam, voorletters
ē adres, postcode, woonplaats
ē telefoonnummer vast en/of mobiel*
ē geslacht
ē e-mailadres*
ē inschrijving op activiteiten van de stichting
ē IBAN-nummer t.b.v. de incasso van cursus- en lesgelden en/of restitutie van (teveel) betaald cursus- of lesgeld
ē de door betrokkene gevolgde cursussen c.q. zijn/haar cursushistorie.

* Telefoon- en/of e-mailgegevens zijn nodig om cursisten tijdig te kunnen informeren in geval van ziekte van de docent en andere leswijzigingen.
7